Warum eine Pressekonferenz?
Pressekonferenzen sind ein effizientes Mittel, um in kurzer Zeit (45 Minuten) ein komplexes Thema vielen Multiplikatoren vorzustellen und nahe zu bringen. Vorteile: Der „Absender“ (also derjenige, der die PK einberuft) muss alles nur einmal erzählen, die „Adressaten“ (also die Medien) haben einen Termin, an dem sie die Absender kennenlernen und auch nach „sachfremden“ Inhalten fragen können; zudem erleichtert eine PK den Redaktionen die Planung und die Recherche. Nachteile: Eine Pressekonferenz ist oft aufwändig vorzubereiten – ob aber Journalisten der Einladung folgen, ist nicht gesichert. Redaktionen möchten in der Regel „exklusive“ Informationen; eine Pressekonferenz, zu der selbstverständlich alle Medien eingeladen sind, widerspricht diesem Anspruch.
Wann lädt man zur Pressekonferenz?
Redaktionen sind personell immer unterbesetzt. Das heißt, man bekommt sie mit einem guten Thema in seine PK, weil die Journalisten dann schnell und komprimiert viele Fakten für einen schönen Artikel oder Beitrag bekommen können. Sie kommen aber nur, wenn sie sich Neuigkeiten versprechen, die sie auf anderem Wege (kurzes Telefonat, Online-Recherche auf der Homepage des Anbieters) nicht bekommen können. Oder sie kommen, weil sie Fragen stellen wollen. Man lädt also sinnvollerweise dann zu einer PK, wenn man grundsätzliche und großartige Neuerungen zu verkünden hat: Neuer Vereinsvorstand mit neuem Konzept, völlig neues Geschäftsfeld, Bilanz-PK. Pressekonferenzen sind vor allem im Krisenfall wichtig und nötig! Nicht nötig sind PK, wenn man etwa das Programm des jährlichen Vereinsfests vorstellen möchte. Dann reicht es, den Redaktionen das gedruckte Programm und eine kurze Pressemitteilung zu schicken. Die Einladung sollte etwa ein bis zwei Wochen vor der PK versandt werden. Bitte nicht früher als 14 Tage, weil die Redaktionen die Einladung bis dahin u.U. „verlegt“ haben… Und aus eigenem Interesse nicht von heute auf morgen einladen – dann besteht logischerweise die Gefahr, dass die Journalisten bereits auf anderen Terminen sind.
Wen lädt man zur Pressekonferenz?
Auch wenn man natürlich gerne die Chefredakteure der wichtigsten Medien persönlich beim Termin sehen möchte – man lädt nicht persönlich ein, sondern nur „die Redaktionen“. Bitte auch alle tagesaktuellen lokaljournalistisch arbeitenden Medien des Ortes gleichermaßen einladen; auch Online-Redaktionen und evtl. Blogger berücksichtigen. Spezial-Redaktionen wie etwa „Dow Jones“ (Wirtschaft) oder „kicker“ (Fußball) natürlich nur dann, wenn das Thema einigermaßen für diese Medien interessant sein könnte (meist ist es das selbstverständlich nicht). Die Anschriften aller Redaktionen Frankfurts finden sich auf www.frankfurt.de, Suchwort: „Presseliste“. Diese ist relativ aktuell und thematisch sortiert; zur PK eingeladen werden sollten die vier Zeitungen, die Stadtmagazine, die lokal arbeitenden Hörfunk- und Fernsehsender (hr, ffh, rheinmaintv, energy, etc.) und die Wochenblätter inkl. Äppler.
Wie lädt man ein… und wann „fasst man nach“?
„Nachfassen“, also der Einladung hinterher telefonieren, sollte man am besten nie – die Redaktionen sind in aller Regel genervt von solchen „Nachfassaktionen“. Und genervten Journalisten sollte man schnell aus dem Weg gehen… Nachfassen ist also kontraproduktiv. In der Redaktion anrufen sollte man nur, wenn man noch zusätzliche Informationen hat (etwa ein prominenter Redner, der noch kurzfristig zugesagt hat) – dann sollte man kurz in den Redaktionen anrufen und auf die PK mit dem Highlight hinweisen. Auch mehrfache Einladungen über verschiedene Kanäle sind kontraproduktiv (Bsp. Aerobic-Halle: der Architekt lädt die Kulturredaktion ein, der Vereinsvorstand die Lokalchefin, der Abteilungsleiter Aerobic die Sportredaktion). Im Zweifel sitzen dann von ein und derselben Zeitung drei unterschiedliche Redakteurinnen und Redakteure auf dem gleichen Termin – und sind entsprechend gut gelaunt… Also: Eine Einladung an alle Medien – das reicht. Eine „Akkreditierung“ klingt bedeutsam und ist es auch. In aller Regel hat man aber weder Staatsoberhäupter zu Gast noch die komplette Weltpresse – daher bitte keine „Akkreditierung“ verlangen. Auch „Anmeldungen“ sind eher unerwünscht bei Redaktionen. Diese arbeiten tagesaktuell, wissen oft abends noch nicht, ob sie den Termin morgen wahrnehmen können und wer dann kommen kann (Chefredakteurin, Volontär, freie Mitarbeiterin, Praktikant, Fotograf). Es gibt zudem genau zwei Arten von Journalisten: die, die sich zu allem anmelden und dann nicht kommen, und die, die sich nie anmelden und trotzdem kommen. Daher: Anmeldungen nur verlangen, wenn es wirklich wichtig ist für die Planung des Termins, etwa, um Plätze in einem Bus zu reservieren oder genügend Elektromobile zum Probefahren da zu haben. Bitte Journalisten nicht mit Imbiss ködern!! (Und erst recht nicht, dafür eine Anmeldung zu verlangen!) Belegte Brötchen kann man reichen, aber bitte kein Buffet oder gar ganze Mittagessen organisieren – das ist nichts anderes als Bestechung. (Und Journalisten sind selbstverständlich die einzige Berufsgruppe weltweit, die absolut nicht käuflich ist, gell?)
Die Presseeinladung
Die Presseeinladung sollte maximal eine Seite lang sein, besser: so kurz wie möglich. Man muss es als Appetithappen verstehen: Soviele Informationen geben, dass die Journalisten neugierig werden, aber nur so wenig, dass sie selber kommen müssen, um den Rest zu erfahren. Einladungen, die verkappte Pressemeldungen sind und in denen alles wichtige bereits drinsteht, sind unsinnig. Lieber nach dem Pressetermin noch eine umfassende Pressemitteilung verschicken. Auch brauchen die Redaktionen keine aufwändig gestalteten zeremoniellen Briefköpfe mit den Logos aller beteiligten Organisationen. Weitaus wichtiger sind die essentiellen Fakten:
- Wer lädt zu welchem Anlass ein?
- Wo und wann findet die Pressekonferenz statt?
- Wer spricht (Namen und Funktion)?
- Was gibt es zu beachten? (Also: Gummistiefel mitbringen/Fotografieren verboten/Parkausweis bei Pförtner abholen, etc.)
- Welche Handynummer hat der Ansprechpartner für organisatorische Fragen (=Pressesprecher/in)?
Bei der Termin- und Ortssuche für die PK kann man, nein sollte man ruhig etwas kreativ sein – vor allem dann, wenn es thematisch geboten ist. Wenn der Vogelschutzbund zum Morgenspaziergang (mit Frühstück) in den Wald einlädt, dann stehen auch Journalisten gerne um 5 Uhr auf. Donnerstag, 11 Uhr, ist dagegen die denkbar schlechteste Zeit für eine PK – weil da alle anderen auch eine machen. Nach 17 Uhr sollten PKs aber nicht mehr stattfinden – dann beginnt in den meisten Redaktionen der heißeste Teil der Zeitungs- oder Nachrichtenproduktion. Außerdem fangen ab 18 Uhr Abendveranstaltungen an, von denen die Redaktionen ja auch berichten müssen.
Die Pressekonferenz
Pressekonferenzen finden meist im Sitzen statt – das ist bei Konferenzen so üblich… Vorteil: Man kann für jeden der Rednerinnen und Redner ein Namensschild produzieren mit allen Titeln, Vor- und Zuname und der Funktion. Ist das zu aufwändig oder werden die Schilder dadurch unleserlich, reichen der höchste akademische Titel (Prof. oder Dr.) und Vor- und Zuname. Weitere Titel und Funktionen können dann auf einem separaten Blatt (in der Pressemappe) aufgeführt werden. Die Journalisten nehmen gegenüber Platz. Bitte Redner und Redakteure nicht bunt mischen! Der Frage-Antwort-Dualismus muss auch optisch sichtbar werden. Bitte Pressekonferenzen nicht überladen mit mehr als fünf Rednern oder mehr als vier unterschiedlichen Themen! Am besten, ein bis zwei Hauptredner, ein bis zwei „Referenten“, die knifflige Sachfragen beantworten können, und eine Person, die moderiert/einleitet. Bitte nicht alle beteiligten Organisationen/Ämter/Freiwillige zur PK dazu bitten. Sieht lächerlich aus, wenn dann nur ein Praktikant kommt (oder gar niemand, was nie ausgeschlossen ist)…
Die Pressemappe
Pressemappen sind oft viel zu aufwändig gestaltet – weil man ja einen guten Eindruck bei den Journalisten hinterlassen möchte. Meist reicht es aber, in die Mappe eine kurze Pressemeldung (5 W-Fragen) und eine etwas ausführlichere Fassung (nicht mehr als 2 Seiten!) zu legen. Fotos oder Grafiken müssen nicht in Hochglanz beigelegt werden, eine CD und ein Farbausdruck als Inhaltsübersicht reichen. Eine Visitenkarte des Vorstands oder der Pressesprecher erleichtern Journalisten Rückfragen. Am besten ist es, wenn alle Informationen gut strukturiert auch und vor allem auf der Website zu finden sind – denn mit Internetseiten können die Redakteure am meisten anfangen. (Ehrlich gesagt: Pressemappen werden in aller Regel kaum gelesen im Redaktionspapierkorb entsorgt, wenn der Artikel geschrieben ist. Also: Helfen Sie Müll zu vermeiden und sparen Sie sich unnötigen Aufwand! Je aufwändiger die Pressemappe und je umfassender der Inhalt, desto geringer die Abdruckquote. Journalisten haben in der Hektik des Redaktionsalltags weder Zeit noch Muse, vielseitige Kataloge durchzulesen und daraus dann einen Text zu destillieren. Ist der Aufwand zu hoch, landet die Mappe unbearbeitet im Papierkorb.)
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